Politică de Confidențialitate

1. Identitatea operatorului de date

Voxbee Services SRL este furnizor autorizat de rețele și servicii de comunicații electronice, înregistrat în Registrul ANCOM. În calitate de Operator de date cu caracter personal, determinăm scopurile și mijloacele prelucrării datelor tale.

2. Ce date colectăm și de unde

2.1 Date furnizate direct de tine

• Date de identificare: nume, prenume, CNP (persoane fizice) sau denumire firmă, CUI, nr. Registrul Comerțului (persoane juridice)
• Date de contact: adresă, număr de telefon, adresă de email
• Date financiare: IBAN, bancă, date de facturare
• Date ale reprezentantului legal: nume, funcție, serie și număr act de identitate (pentru semnarea contractului)
• Credențiale de acces: username, parolă (stocată criptat) pentru portalul de client
• Conținut comunicărilor cu noi: emailuri, mesaje, bilete de suport

2.2 Date generate automat prin utilizarea serviciilor

• Date de trafic (CDR — Call Detail Records): numărul apelant, numărul apelat, data, ora, durata apelului, direcția (inbound/outbound). Stocate conform obligației legale (Legea nr. 506/2004, Decizia ANCOM nr. 1118/2019) — minim 6 luni.
• Date de localizare: adresa IP de origine a dispozitivului SIP la momentul înregistrării în rețea
• Date de facturare: consum de minute, SMS-uri, servicii activate, valori facturate
• Înregistrări apeluri: exclusiv dacă serviciul de înregistrare este activat explicit de tine (opt-in). Toate părțile apelului sunt informate prin anunț vocal.
• Transcrieri apeluri AI: dacă utilizezi serviciul de agenți AI vocali, conversațiile sunt transcrise și stocate pentru raportare. Poți dezactiva stocarea din panoul de control.
• Date tehnice: tipul echipamentului SIP, versiunea de software, log-uri de sistem (pentru depanare — păstrate 90 de zile)

2.3 Date colectate prin website

• Adresa IP, tipul de browser, sistemul de operare, paginile vizitate, durata sesiunii (Google Analytics — date agregate, fără identificare personală)
• Date din formularul de contact: nume, email, telefon, mesaj
• Cookie-uri — detaliat în secțiunea 8

3. Scopurile și temeiul legal al prelucrării

Nu vom prelucra datele tale în alt scop decât cele declarate. Dacă dorim să utilizăm datele într-un scop nou, te vom notifica în prealabil și vom solicita consimțământul, dacă este cazul.

4. Cât timp păstrăm datele

5. Cu cine împărtășim datele

Nu vindem, nu închiriem și nu comercializăm datele tale cu terți. Datele pot fi transmise exclusiv în următoarele situații:

6. Transferuri în afara UE/SEE

Prelucrăm datele tale prioritar pe servere situate în Uniunea Europeană sau Spațiul Economic European. În cazul excepțional în care un subprocesor are servere în afara UE/SEE, ne asigurăm că transferul este protejat prin Clauzele Contractuale Standard (SCC) aprobate de Comisia Europeană sau printr-un alt mecanism de transfer adecvat conform Art. 46 GDPR.

7. Drepturile tale

Conform GDPR, ai următoarele drepturi pe care le poți exercita oricând, gratuit, printr-o cerere scrisă trimisă la office@voxbee.ro:

Răspundem la cererile privind drepturile tale în termen de maximum 30 de zile calendaristice. Termenul poate fi extins cu 60 de zile în cazuri complexe, cu notificarea ta prealabilă.

8. Cookie-uri

9. Securitatea datelor

• Transmisie criptată HTTPS/TLS pentru toate comunicațiile web și SIP (TLS + SRTP)
• Parole stocate exclusiv ca hash (bcrypt) — nu stocăm parole în text clar
• Acces la date restricționat pe principiul „need to know"
• Monitorizare activă și sisteme de detecție a intruziunilor
• Backup-uri regulate cu stocare criptată
• Evaluare periodică a riscurilor și audituri de securitate

În cazul unui incident de securitate care afectează datele tale, te vom notifica conform Art. 34 GDPR în termen de 72 de ore de la constatare, dacă incidentul prezintă un risc ridicat pentru drepturile tale.

10. Agenți AI vocali — notă specială

Când utilizezi serviciul de agenți AI vocali Voxbee pentru a suna abonaților tăi, tu ești Operator al datelor personale ale abonaților respectivi, iar Voxbee este Procesator. În acest context, ești responsabil să informezi abonaților tăi cu privire la prelucrarea datelor lor și să ai un temei legal valid pentru apelurile automate. Relația dintre Voxbee și tine ca Operator este guvernată de Acordul de Prelucrare a Datelor (APD) anexat contractului.

11. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică periodic. Vom publica versiunea actualizată pe această pagină cu data ultimei modificări. Pentru modificările semnificative, te vom notifica prin email cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare.

12. Contact